C’è una pubblicazione che cambiò notevolmente il mio modo di pensare.

La copertina raffigurava una banconota da cento dollari mentre si bruciava.

Il titolo era “Naïve Networking. Don’t waste someone else’s money.” (Naïve Networking. Non sprecare i soldi di qualcun altro). Sebbene il titolo, il documento non parlava di soldi, o meglio non direttamente, ma di tempo.

In 5 pagine riassumeva come un imprenditore dovrebbe comunicare per dare la giusta importanza al tempo degli altri e al proprio.

Le regole proposte erano semplici e pensate soprattutto nei rapporti con un potenziale investitore, poiché, si sa, gli investitori hanno sempre poco tempo ed è difficile catturare la loro attenzione.

Tuttavia credo che si possano applicare con successo in un qualsiasi rapporto professionale e, con i giusti adattamenti, anche nel contesto privato. Di cosa si tratta?

La regola principale è: prima di chiedere qualcosa, mettiti “nei panni” di chi ti sta di fronte e considera il tempo che servirà a questa persona per rispondere alla tua richiesta. Dopo di che valuta se e come procede.

Ad esempio, scrivere una lunga email, non solo richiede molto del tuo tempo, ma obbliga chi la riceverà a dedicarne altrettanto alla sua lettura.

Anche la scelta del mezzo di comunicazione è importante. Quando fai una telefonata, c’è una persona all’altro capo dell’apparecchio che, per rispondere, dovrà interrompere quello che sta facendo. Se chiedi un incontro chi ti riceve dovrà riordinare la scrivania o, più probabilmente, prendere l’auto, fare un tratto di strada, parcheggiare, raggiungere il luogo designato e, alla fine dell’incontro, tornare dove era prima.

Tutto questo riguarda noi e il nostro tempo, ma soprattutto quello degli altri. Quindi, non mandare una email se l’informazione che cerchi puoi trovarla in internet; non fare una telefonata se quello che vuoi dire può essere scritto in una email; non chiedere un incontro se si può risolvere con una telefonata: “Make it easy”.

Altra regola è: essere specifici. Recentemente una persona che vive a 100 chilometri da dove sono io mi ha scritto chiedendo un incontro. Per parlare di cosa? Non lo ha detto. Alla fine, dopo un po’ di insistenza e alcune email, abbiamo risolto con una video chiamata tramite Skype, guadagnando tempo. Provate a fare la stessa richiesta a un investitore della Silicon Valley. La probabilità che vi risponda a una generica email è bassissima.

Bisogna essere specifici sin dal primo approccio e chiarire l’argomento che si vuole trattare. Il nostro interlocutore deve capire che rispondere a una “piccola” domanda o dedicare qualche “minuto” di attenzione possa essere una cosa “grandiosa” per noi e avere un “forte” impatto sul nostro lavoro o sulla nostra vita.

Dire a qualcuno “Mi dici quando sei in ufficio poiché voglio incontrarti?”, non è altrettanto incoraggiante come “Avrei bisogno di incontrarti per 15 minuti per avere il tuo parere su un progetto sul quale sto lavorando da 6 mesi e che sto mostrando solo a poche persone che stimo.” Oppure “Devo parlarti di una cosa molto riservata, che, per ragioni di sicurezza non voglio dire al telefono o scrivere in una email. E’ urgente”.

E’ importante essere preparati. Gli americani dicono “do your homework, first”, cioè studia, documentati, prima di chiedere. Farai così la figura di una persona preparata, evitando di fare domande stupide, e di sprecare il tempo di chi ti sta davanti.

Altra regola: la durata dell’incontro. In Silicon Valley si dice sempre e solo, a che ora inizia l’incontro, la telefonata o la video chiamata. Sono veramente rare le occasioni in cui si stabilisce anche un orario di fine. Questo non significa che si continua a braccio, ma che tutti sanno che gli incontri durano massimo un’ora. Si inizia puntuali al primo minuto e al 50esimo ci si prepara a concludere. Va da sé che ogni minuto dell’incontro è prezioso e non può essere sprecato. E’ quindi utile anticipare al nostro interlocutore il testo su cui vogliamo discutere, una lista di domande o dei punti da trattare. Permetteremo così all’altra persona di fare le sue valutazioni, documentarsi e arrivare preparato all’incontro, che sarà quindi dedicato solo agli aspetti fondamentali.

Se hai letto fino a questo momento, è probabile che tu stia pensando che queste regole forse sono utili ma, a volte, strette, oppure che preferisci il contatto umano a una fredda email. E’ vero, i rapporti interpersonali sono importanti e nulla può sostituire l’intesa che nasce durante un incontro, magari davanti ad un calice di vino, o ciò che si può trasmettere con un sorriso. Ma queste regole restano un potente strumento per comunicare. Permettono ad esempio di scrivere a un imprenditore negli Stati Uniti, e in diverse altre parti del mondo, e ricevere una risposta in poco tempo, anche in qualche minuto. Semplificano la nostra vita e quella di chi lavora con noi. Aumentano esponenzialmente la nostra capacità lavorativa.

Se impariamo a essere sintetici, concreti, a metterci nei panni degli altri, allora possiamo emergere tra tante persone per ritagliarci un po’ del tempo di chiunque, anche dei più impegnati o apparentemente irraggiungibili. Non credo, infatti, che esistano persone completamente impegnate o, se esistono, sono poche e occupano posizioni apicali. Penso piuttosto che molti non sappiano gestire il proprio tempo, o che amino far finta di averne poco. Non dobbiamo quindi vergognarci di scrivere poche parole, di limitare i convenevoli e i saluti per arrivare “dritti al dunque”. E se siamo noi a essere interrogati, dobbiamo sempre e comunque dare una risposta, anche solo un “no”.

E’ importante chiederci sempre, se stiamo utilizzando bene il nostro tempo e rispettando quello degli altri.

Solo così non sprecheremo la più grande risorsa che abbiamo.

Questo articolo fa parte di una serie di contenuti su la Silicon Valley e la sua cultura imprenditoriale. Per approfondire il “Mindset” della Silicon Valley è possibile partecipare al Silicon Valley Technology Venture Launch Program, un programma internazionale che coinvolge oltre 15 nazioni. Maggiori informazioni: www.tvlp.co